voorpagina
‘Een facilitymanager van een grote organisatie moet beschikken over inlevingsvermogen en merkgevoel, ook wel “organisatie-sensitiviteit” genoemd’
‘Ik ben nu geen specialist maar een generalist. Ik kijk naar de ambities van de hogeschool en naar de verwachtingen van de omgeving en ik zorg voor een dienstverlening die bij beide past’
De campus van de Hanzehogeschool Groningen ademt ambitie, betrokkenheid en gevoel voor schoonheid. Verrassende architectuur, plezierig ogende interieurs en tussen de gebouwen in een ‘walk of fame’: in het asfalt staan duidelijk afgetekend de namen van succesvolle studenten en hun prijswinnende activiteiten. De campus bestaat nu een jaar in zijn huidige vorm. Hoe beheer je zo’n dynamisch geheel? Dat vragen we aan Ciska Bakema, hoofd Faciliteiten bij het Facilitair bedrijf.
DOOR DIRK VAN GINKEL
‘Ik ben opgeleid als “toegepaste huishoudwetenschapper”, het begrip facilitymanager bestond destijds – meer dan 20 jaar geleden - nog niet. Het ging er toen om dat je vaardigheden ontwikkelde die je in staat stelden om goed op de winkel te passen, om het zo maar te noemen. Je was een specialist, iemand die de voorraden bijhield, die zorgde dat de catering in orde was en dat het gebouw schoon bleef.
‘Sinds die tijd is er in ons vakgebied veel veranderd. Ik ben nu geen specialist meer maar een generalist. Ik kijk naar de ambities van de hogeschool en naar de verwachtingen van de omgeving en ik zorg voor een dienstverlening die bij beide past. Dat vraagt veel meer van je dan functioneel inzicht. Een facilitymanager van een grote organisatie moet beschikken over inlevingsvermogen en merkgevoel, ook wel “organisatie-sensitiviteit” genoemd.’
Keuzevrijheid
‘De Hanzehogeschool heeft een krachtige ambitie. Dat kan niet anders als je merkwaarden hebt gekozen als durf, ondernemerschap, vernieuwingszin, internationalisatie, betrokkenheid en nuchterheid. In eerste instantie krijgen die waarden allemaal een invulling op het terrein van onderwijs, onderzoek en organisatorische voorzieningen. Maar je kunt je natuurlijk ook afvragen: hoe kan ik vanuit facilitymanagement een bijdrage leveren aan het realiseren van die merkwaarden?
‘Als facilitymanager sta je aan de zijlijn als het gaat om onderwijs en onderzoek. Je kunt wel proberen om de werkplek van iedereen zo adequaat mogelijk te maken. In ons geval betekent het dat we een “basale kwaliteit” hebben vastgesteld waaraan standaardwerkplekken en collegezalen moeten voldoen.
Voor de ruimtes waarin studenten en docenten elkaar ontmoeten gelden andere regels. In nauw overleg met de verschillende “schools” hebben we vastgesteld welke uitstraling ze ieder voor zich wensten, welke kleurstelling daarbij zou passen en welke inrichting. Het is dan aan het facilitair bedrijf om dat in te vullen. We huren vervolgens een “hofleverancier” als Ahrend in, vertellen wat het budget is en hoe de facilitaire randvoorwaarden luiden en vragen ze om een oplossing. En dat voorstel presenteren we aan onze klant, de betreffende school. Daar moeten ze het dan 12 jaar mee doen, want dat is onze afschrijvingstermijn.
‘De opleidingen krijgen alle ruimte om naar eigen inzicht te werk te gaan. Het meest duidelijke voorbeeld in deze is het Cultureel Café. De mensen daar hebben ons gevraagd: geef ons jaarlijks een bedrag waar we zelf wat gekke dingen mee kunnen doen. Voor hun inrichting bezoeken ze kringloopwinkels, rommelmarkten, noem maar op. Tot de afspraak behoort wel dat ze bij ons niet moeten aankomen met opmerkingen over de geringe ergonomie van hun meubels.’
Beleefde kleinschaligheid
‘De Hanzehogeschool wil innoverend zijn, inspirerend en internationaal. Wij proberen die thema’s te vertalen naar onze eigen bedrijfsvoering. Wat betekent die waarde “internationaal” voor ons bijvoorbeeld? Het betekent dat we meerdere talen moeten kunnen spreken, dat we ervoor zorgen dat alle informatie in meerdere talen wordt verspreid, dat de bewegwijzering tweetalig is, dat we de catering internationaal laten zijn en dat we de inrichting een internationaal karakter geven, bijvoorbeeld door in een centrale ruimte zeven wereldklokken op te hangen.
‘Met betrekking tot de waarde "inspirerend" hebben we het volgende gedaan: we introduceerden het begrip "beleefde kleinschaligheid". Daarmee bedoelen we dat we het van belang vinden dat studenten en medewerkers in het grote geheel van deze campus toch altijd een soort thuisbasis weten te creëren. Daar hebben we bij de inrichting sterk rekening mee gehouden. Hun eigen school heeft die eigen identiteit, waar ik zojuist over sprak.
‘Duurzaamheid is ook zo’n waarde. Het was een gunningscriterium destijds bij de aanschaf van meubilair. Maar het is ook een punt van overweging wat er met de inventaris gebeurt als we die hebben afgeschreven. We gaan dan heel actief op zoek naar een goede bestemming. Van onze afgeschreven inventaris zijn er bijvoorbeeld grote delen naar Suriname, Oeganda, Gambia, de padvinderij, de kerk en andere bestemmingen gegaan. Als iets voor ons niet meer functioneel is, dan kan het best zijn dat een andere organisatie er nog jaren mee vooruit kan. Dat is dan ook een duurzame oplossing.
‘Ik ben ervan op de hoogte dat sommige organisaties aanbieden om het meubilair na zoveel jaar te revitaliseren. Maar wij hebben hier 150.000m2 en denken dus in grote getallen. We zullen grootschalig meubilair aanschaffen en afschrijven. Het is niet onze werkelijkheid dat we een stoel voor een nieuwe gasveer naar de fabrikant brengen, al is dat op zich een prachtige mogelijkheid.’
Adviseursfunctie
‘Als je in Oxford of Cambridge langs de universiteitsgebouwen loopt, denk je bij jezelf dat het fantastisch zou zijn als je daar mocht studeren. Dat heeft alles te maken met de uitstraling van de plek. Ik ben daar heel gevoelig voor. Ooit heb ik een jaar gestudeerd in een gebouw dat ik vreselijk vond, het was een van de redenen om naar iets anders om te kijken. Dat werd dus toegepaste huishoudwetenschappen, dat onderwezen werd in een gebouw van de Amsterdamse School. Wat ik maar wil zeggen: de uitstraling van de campus doet ertoe.
‘Ik zie het ook als mijn taak om dat aspect bij de verantwoordelijke partijen onder de aandacht te brengen: dat je je voorzieningen en gebouwen – naast de kwaliteit van je onderwijs en onderzoek – inzet bij de werving van studenten. De facilitymanager van nu moet er gevoel voor hebben dat het van belang is dat soort zaken intern en extern te vermarkten. Op het gebied van campus-inrichting is onze organisatie vernieuwend. Dat mogen we de buitenwereld best laten weten.
‘Het facilitair bedrijf schuift nu ook aan tafel bij het bestuur als het gaat om informatiemanagement, ict-toepassingen, aanbestedingszaken en interieurarchitectuur. Ik denk dat wij een goede gesprekspartner en adviseur zijn, ik denk ook dat dat de ontwikkeling is die ons vakgebied kenmerkt. Het is in elk geval zoals ik de werkelijkheid hier ervaar.’
